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高校行政實施知識管理的策略分析教育論文
摘要：概述了高等院校行政組織實施知識管理的必要性，分析了阻礙實施知識管理的因素，闡述了高校行政有效實施知識管理的策略。
關鍵詞：高校行政管理；知識管理；知識共享
知識管理是知識經濟時代的一場管理革命，知識管理是近幾年來信息學、情報學界的研究熱點。知識管理是以知識為核心的管理，是對知識和運用知識進行管理，是通過影響組織員工的工作態度和行為，建立起開放和信任的組織內部環境，通過知識共享和運用集體的智慧提高應變和創新能力。
知識管理已經深入各社會組織，包括高校。作為知識的生產源和集散地的高校需要實施知識管理，而保障和服務高校各項正常活動的高校行政管理也必須面向知識管理。
1、高校行政實施知識管理的必要性
高校的行政管理，是高等學校為了實現學校教育工作的目標，依靠一定的機構和制度，采用一定的措施和手段，發揮管理和行政職能，帶領和引導師生、員工，充分利用各種資源，有效地完成學校工作任務，實現預定目標的組織活動。而知識管理就是一種人對資源的動態管理，是以人為中心，以信息為基礎，以知識創新為目標，將知識看作是一種可開發資源的管理思想。因而，實施知識管理是高校行政提高管理效率和效果的必然選擇。
1．1 環境的變化要求高校行政面向知識管理’
當今是知識經濟的時代，能否善于利用各種知識資源和創新知識成為能否取得競爭優勢的關鍵。在這種情況下，高校行政管理要研究如何提高管理效率，保證學校科研教學工作，增強知識持續創新的能力，為知識經濟的發展提供不竭的動力。而且，今天高校的競爭并非是靠單一的規模和數量，也不是看學校有多少師生，開多少專業，而是看高校能培養多少高質量的人才，靠內涵和質量。為此，高校的行政管理必須圍繞如何培養創新型人才、提高科研水平這一中心任務，面向知識管理，提高管理效率。
1．2 辦公自動化系統的推廣是高校實施知識管理的技術平臺
高校校同網、辦公自動化系統（OA系統）在高校教育中所承擔的作用愈來愈明顯，它已成為高校教學、科研、辦公及管理不可缺少的支撐環境。辦公自動化是高校自身建設、改革和發展的必然要求，實現和推進辦公自動化系統是高校管理信息化、網絡化的必然趨勢。利用辦公自動化系統實施知識管理是高校行政管理發展的趨勢。
1．3 行政管理隊伍素質的提高是實施知識管理的主觀條件
目前高校的行政管理隊伍已普遍年輕化，絕大部分人員都受過高等教育，已經意識到要應對信息化、網絡化時代繁重的工作任務，就必須通過學習提高工作效率。通過知識管理的實施、強化管理隊伍信息素質教育、加強信息素質修養才能更好地應對信息社會的各種挑戰以及工作巾出現的問題，更好地為高校教育現代化服務。
2、阻礙高校行政知識管理的因素分析
國內外企業或其他組織實施知識管理失敗的例子很多，因為實施過程需要人員配合，涉及人的組織行為等不可量化控制的因素，存在一定的不確定性。高校作為非營利性的事業單位，行政管理工作有其獨特的特點。結合高校行政管理的現實狀況，分析阻礙知識管理實施的因素，主要有以下幾點。
2．1 等級制度森嚴和官本位思想嚴重
高校的行政組織與政府部門相同，是高聳的組織結構，多層的管理等級，有一套操作程序來決定報告渠道、權力層次、部門特權。這種傳統的組織結構，工作中出現矛盾，可以把問題上交領導，由上級來協調。等級制度的突出缺點是隊伍缺乏創造性，工作思維較為偶化，不利于營造學習型組織。
另外，高校的行政組織仍然享受著國家干部的級別待遇，晉升職務成為權力和地位的象征，也成為事業成功的重要標志。金字塔式的管理結構，不利于提高行政隊伍的工作積極性。不利于改革和創新。這種官本位思想，也是高校行政實施知識管理的消極因素。
2．2 缺乏溝通和共享
高校行政管理部門一般都是根據工作設置崗位配備人員，定崗定責。各個行政管理部門有著自己獨立的職權范圍，有著自己的工作職責，各個部門之間互不影響，互不干涉。人員分工較為明確，既能優化人力資源的配置，又有利于管理隊伍提高工作效率。但是，這樣往往也容易使部門之間相對獨立，甚至部門內部人員之間的工作獨立，缺乏溝通和資源共享，已不適應信息社會的發展。
2．3 缺少規范性和制度性
高校行政管理組織的職責范嗣、工作程序都是由上級部門決定的，如何進行管理，主要依靠多年的工作經驗，這種工作經驗主要是上一任傳下一任，但如果人員變動，有些優秀的工作經驗就會流失，新到崗位的人員就必須自己從頭摸索經驗。同時各個管理單位優秀的管理經驗很少共享，人們在工作巾很難借鑒別人的經驗以防止自己工作的失誤。
另有一些管理部門缺少必要的工作規范和相關制度，這樣容易造成兇人員變換而工作流程不順暢，工作效率降低。
3、推動高校行政實施知識管理的策略
高校行政實施知識管理的工作變革，需要配備必要的硬件設施和營造適官的軟環境，雙管齊下。知識管理的成功關鍵在于軟環境和組織文化的營造，在工作中形成一個有效利用知識、創新知識的學習型組織。
3．1 完善實施知識管理的硬件設施
建立知識庫和知識交流平臺等，完善實施知識管理的硬件設施。行政管理工作往往出現這樣的問題：人員調離后，新員工卻要化很長時間重新摸索和熟悉本崗位的工作，而不能充分借鑒前人的經驗和智慧，造成不必要的重復，降低工作效牢；行政人員在丁作決策時，總感覺所掌握的信息不很全面，不能在最短的時間內迅速檢索到需要的知識。對知識資源進行管理，是解決以上問題的有效方法。而建立知識庫和知識交流平臺等這些硬件設施是實施知識管理的基礎。
建立知識庫。知識庫是進行知識管理的基礎，建立一個完整的知識庫，應該包括顯性知識和隱性知識兩大部分，性知識易于進行編碼、序化、存儲和提供，而存在于員丁頭腦或組織的結構與文化巾的隱性知識，不易被編碼或描述，正是這些隱性知識才是知識創新的源泉，所以對隱性知識的管理成為知識管理的難點問題。 建立知識檢索系統。知識庫就是為了方便行政管理人員的學習與運用，方便、快捷的檢索系統及運行網絡必須能與之相配套。
建立知識交流平臺，包括電子公告板、個人留言板、內部E—mail系統、內部BBS等。內部知識的交流和共享，是知識管理最普通的應用。建立知識交流平臺，就是為了使隱性知識轉化為顯性知識。要建立內部信息網以便于管理人員進行知識交流，利用各種知識數據庫、專利數據庫存放和積累信息，從而在行政組織內部營造有利于職員生成、交流和驗證知識的寬松環境。
配置知識管理專員，負責知識庫的管理，協調各部門向知識庫提供知識，幫助用戶用各種方式檢索知識，檢查向知識庫提供的知識的精確性，以保證知識不受污染，還要保證知識庫的安全性。
3．2 培育適宜知識管理的軟文化
知識管理的實施關鍵在于軟環境和組織文化，從管理層到底層辦事員，自上而下地營造適宜知識管理實施的組織環境。實施知識管理，提升管理理念，使管理模式從封閉式管理向開放式管理轉變，通過改進知識流程提高行政管理的效率和競爭力，而不是靠行政命令或權力來達到這一目的，解決依靠經驗管理的問題。
首先，需要由高層領導對知識管理有系統的了解，自上而下地推動高校行政實施知識管理，領導方法應從一把手決策向民主決策過渡，強調工作人員人人參與，集體領導。其次，要對行政辦公室員工進行教育培訓，強調知識管理的重要性和必要性。聘請知識管理學科的專業教師有針對性地培訓，認真解決員工對實施知識管理的疑惑、不安、抵觸情緒，深化對知識管理的認識。最終要求行政管理人員從被動培訓向主動學習轉變，把自己置于學習的中心地位，不斷地獲取知識；注重創造知識和應塒知識，而不僅僅是積累知識，發揮知識團隊的整合效應。
3.3 激勵知識共享
組織文化在組織內部形成一種A然而然的共享知識的行為環境，是開展知識管理的基本條件。通過加強部門內外的交流、教育和培訓，使每位成員都能找到對自己有用的知識，從而逐漸認識到貢獻知識和與人共享是一種對自己和他人都互利的行為．而且共享的知識越多，挖掘越深，創造的新知識也就越多，獲得的增值就越高，也就更有利于自身和學校的發展。
建立知識共享激勵制度，從制度的完善來保證知識管理的有效開展。存激勵方式上，學校應強調個人激勵、隊激勵和組織激勵的有機結合，這樣才可以充分調動各方面的積極性。在激勵內容上，可以將為知識共享行為與年終考核、績效]二資結合，激勵組織員T共享知識的行為，也需要重視對員丁成就感、組織的認可、聲望、歸屬感、T作挑戰性等內在精神激勵。
3.4 努力營造學習型組織
學習型組織是指培養彌漫整個組織的學習氛圍，充分發揮員工的創造力而建立起來的、高度柔性的、扁平的、可持續發展的組織。這種組織是善于獲取、創造、轉移知識．并以新知識、新見解為指導，勇于修正自己行為的一種組織。
知識獲取、共享、創新和應用處處都與學習聯系存一起，可以說知識管理的過程就是對知識不斷學習的過程。從知識管理體系的角度看，組織學習是促使高校行政部門形成學習型文化的重要手段，而學習型義化是知識管理體系構建的必要環境因素和保障。
4、結語
伴隨著高等教育的大眾化、國際化及教育需求的多樣化，高校之問的競爭Et益激烈。高校是典型的知識密集型組織，知識是核心資源，高校核心競爭力的根基在于知識。知識管理的實施正是為了增強組織績效而創造、獲取和使用知識的過程，引入知識管理是提升高校核心競爭力的有效戰略。
國際化的趨勢，激烈的高校競爭，要求高校提高管理水平、管理規范性、服務質量和T作效率。行政管理巾的知識管理，其目標就是應用知識來提高辦公室管理的應變和創新能力，更好地為學校領導的管理決策服務，促進教學、科研、社會服務等方面的發展。
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