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檔案電子化實施方案
檔案電子化會更有利于提高工作效率，那么關于檔案電子化實施方案怎么寫呢？下面小編為大家帶來檔案電子化管理實施方案，歡迎閱讀。
檔案電子化綜合管理系統應用方案
項目背景
某供電公司是華北電網有限公司直屬直管的國家特大型供電企業，供電區域達3.74萬平方公里，擔負著向首都北京輸送安全、可靠、穩定的電能和向市4區13縣的供電任務。公司是國家“西電東送”工程的重要樞紐，在華北電網中的作用和地位舉足輕重。公司管轄13個縣分公司的生產、經營，各分公司內部網絡帶寬100M，各分公司之間帶寬2M。
公司檔案的來源一般有兩個：一個是公司上級及政府機構的檔案;一個是內部各機構及下屬單位產生的檔案。公司已有辦公自動化系統(Lotus Notes)、檔案管理系統，實現了公文流轉、審閱、批示等功能。
近年來，為了從檔案建設、管理、利用等各方面達到國家規定的企業檔案建設一級標準，公司迫切需要重新部署實施檔案管理系統。
建設要求
1) 由于檔案管理系統的建設，辦公自動化系統中辦理完成的文檔需要將文檔的信息及電子文檔轉換到檔案管理系統中，實現與辦公自動化系統的銜接，通過該過程實現文件和檔案間的轉換，實現文檔一體化。
2) 原有檔案系統中條目數據和電子文檔需要轉換到檔案管理系統中，實現已條目化、電子化的文檔數據的再利用，降低以往工作成果的損失，減少重新電子化的工作量。
3) 公司不僅需要解決紙制材料的數字化轉換和處理，還需要解決聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數字化轉換和處理，建立檔案數據存儲備份系統，集中存儲數據和影像文件、多媒體文件，統一調用，資源共享，集中維護，減少下屬單位的維護工作量，并在全公司范圍內實現檔案信息資料的管理和利用。
建設目標
根據對公司檔案管理的需求分析，制訂檔案管理系統工程總體目標：規范檔案管理的模式;和制訂數字化檔案管理的規范和提供一套相應的解決方法和數字化建設的(硬件、軟件)系統工程。
總體功能設計
檔案管理系統達到國內一流技術水平，并形成為一個以檔案系統為核心的檔案、文件中心：
1) 建立對重要檔案數字化加工、采集、提供高質量的保存和管理，以實現檔案、文件信息的增值，通過查詢提供高速、跨庫的多媒體信息存取服務，促進企業各類信息高效、經濟地傳遞、為企業發展服務。
2) 是一個可擴展的網絡應用系統。其功能涵蓋對檔案的數字化加工、數字檔案信息的采集、處理、海量存儲、歸檔、組織、發布、利用、管理全過程。包括統一平臺基礎之上的多個分布式的、超大規模的、具有可互操作的異構多媒體資源系統。
3) 建立數據交換平臺，實現辦公自動化系統中電子文件及相關數據信息的定期導入，檔案管理系統原有數據的一次性導入。
總體設計方案
針對公司檔案管理的現狀，檔案建設采用基于公司內部局域網和內部廣域網范圍的公司內網，建立檔案采集、檔案管理、檔案利用三個子系統的方式：
由上圖可知，系統支持市、縣區的兩層行政業務劃分方式，下一級的數據和圖像可通過遠程通信服務向上一級歸檔，實現數據的集中。其中索引數據服務器、文檔服務器根據需要合并為一臺服務器。影像及索引數據由信息中心進行統一保管，通過大容量磁盤柜進行數據備份。
服務器和存儲設備部署在市供電公司信息中心的機房內，索引數據、影像文件、多媒體文件統一集中存放。市供電公司內部用戶通過內部局域網進行掃描、錄入、檢查、查詢、管理等檔案工作，縣分公司用戶通過DDN遠程連接到市公司的局域網內進行掃描、錄入、檢查、查詢、管理等檔案工作。
當需要查詢檔案資料時，在查詢工作站上即可查詢到所有的數據，再不需人員進行原始檔案的查詢。該查詢工作站可以是在局域網內的，也可以通過DDN遠程連接到局域網內，這樣一些在分支機構或辦事機構就可以通過這種方式進行遠程查詢。實現部署一套檔案系統，市公司和下屬縣分公司共同使用，節約硬件的投入和減少今后升級維護的難度。
檔案管理系統采用了具有開放的、自由的、大型的、具有B/S多層結構的技術應用平臺 D DJ2EE，使用ORACLE 9i數據庫。
功能介紹
I 檔案采集子系統
非數字化檔案內容的采集
系統提供了各種非數字化檔案的數字化采集方案，每個采集模塊采用組件的技術開發，可根據系統的實際情況均衡負載實現動態的、分布的、在不同的服務器上運行。
檔案數據采集系統提供了案卷級著錄、文件級著錄、檔案掃描錄入、文件查詢、檔案重掃補掃、檢查、案卷管理等處理功能
對于紙質檔案主要采用掃描儀、數碼相機數字化成TIFF、JPEG等黑白和彩色影像文件進行存儲管理。對于幅面較大、超出掃描儀掃描范圍的檔案，系統提供影像無縫拼接功能，即可將大幅面檔案分成幾部分進行掃描，最后使用軟件進行拼接處理，形成完整的圖像。由于系統使用先進的圖像處理及優化技術，拼接的圖像效果與完整掃描的圖像效果相近。
信雅達檔案影像處理系統對于掃描采用獨特的“錄入虛擬層”技術，因此信雅達檔案影像處理系統可以支持現在市面上幾乎所有的掃描儀，包括工程掃描儀在內。
對掃描的圖像進行檢查和校正后，對需要的部分進行OCR處理;并生成相應的全文電子文檔，形成全文檢索庫，為在利用時實現全文檢索提供條件。
完成對掃描的圖像進行檢查、校正和OCR處理后，對檔案進行歸檔。
多媒體檔案內容的采集
使用視頻采集系統、音頻采集系統、照片底片掃描儀等采集方式對媒體檔案(膠片、錄音帶、CD等存儲介質上的音頻信號;VHS磁帶、Hi-8磁帶、激光唱片、VCD、DVD等存儲介質上的模擬視頻信號)轉換成相應的數字格式文件，然后對這些文件創建案卷，著錄案卷的信息和件的信息。
完成媒體檔案的采集后，建立相關媒體檔案資料信息，如全宗號、目錄號、案卷號等和實物媒體進行匹配，并對音視頻檔案進行分段處理，表明檔案中所有的分段內容，完成媒體檔案的著錄過程。
II 檔案管理子系統
包括系統維護管理、檔案卷宗管理、檔案信息管理、庫房管理、開放查詢管理、電子表單管理。
III 檔案利用子系統
建立以用戶為中心的服務模式，通過網絡技術將各個分散的檔案室連接起來，用戶可以通過網絡與檔案信息中心建立聯系，而不受地理位置和時間的限制，實現查詢。系統具有多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調用控制功能。
能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求;能根據用戶需要設置目錄檢索、元數據檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索;提供強大的視頻音頻查詢服務;能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印輸出等技術處理;能通過數據調度和數據集成等方式建立檢索機制，利用者可以通過網絡對電子文件資源(包括目錄、索引和全文)進行遠程查閱和調用，并對檔案存放情況、利用情況進行各種統計。
系統能夠完成檔案工作所需的任意報表的設計和打印工作，而且可以通過系統提供的強大的報表設計功能來打印和統計各種檔案數據。此功能可以靈活的定義統計項和檢索條件等。可以打印檔案管理所需的所有信息。
IV 數據交換平臺
供電公司站在信息基礎建設的高度，規劃建設檔案信息管理系統。檔案系統需要實現和供電公司OA系統、原有檔案系統之間的數據交換。并為未來建設的系統建設數據交換平臺，提供統一的數據交換接口。
項目評價
檔案管理系統項目涵蓋了檔案工作的各環節，檔案管理系統以分布式的海量數據庫為支撐，基于檢索技術和高速網絡技術，實現檔案工作現代化管理和提供多功能服務的數字檔案。
最終實現了以建立全公司檔案數字化綜合應用系統為重點，以高效率的業務管理、高可靠的資源服務為宗旨，滿足檔案利用者(下屬單位或個人)和檔案管理者需求的建設目標。項目建成后的電力公司，在電力檔案資源利用工作方面又掀開了嶄新的一頁。
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