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溝通和互動公共管理論文
一、公共管理中溝通與互動的要求與原則
1.要求
有形性:提供公共服務的設施定期保養與整備、供應適當與充足等。即實體設備定期維修與整備的數據須建文件,適時更新換代。可靠性:公共行政人員作業應兼具效能與效率、在約定時間內完成服務等。即公共行政人員要有事先預防的觀念,執行服務時第一次就把事情做對。反應性:公共行政人員能立即回答民眾的問題、提供快速服務、積極協助民眾解決問題等。即要有系統導向的觀念,公共行政人員需清楚整個團隊的運作,才能立即回答民眾問題,不要有一問三不知的情形。勝任性:公共行政人員的專業知識與技能、改善質量的能力等。即公共行政人員要有質量管理的專業知識,并不斷持續改進。禮貌性:公共行政人員的清潔和整齊儀表、禮貌應對、親切回答等。即公共行政人員均能以民為尊,對民眾體貼、友善。信用性:公共行政人員的人格特質是值得信賴的、積極與民眾互動等。即公共行政人員對民眾做好質量承諾,以追求更好的服務質量。安全性:提供安全的工作環境、嚴防保密資料外流等。即所有公共行政人員均肩負民眾資料保密的責任。接近性:容易電話聯絡、較短等候時間、便利的服務作業時間等。即民眾容易且方便聯系到相關的公共行政人員。如落實民眾抱怨申訴處理渠道。溝通性:公共行政人員隨時與民眾溝通、傾聽民眾意見等。即公共行政人員秉持民眾導向的理念,了解民眾意見以持續改進。了解性:探知民眾需求與期望、提供個別服務等。即公共行政人員運用品質管理的方法探知民眾滿意程度,以提供良好的服務。
2.實施原則
公共管理中,實施良好的溝通與互動,必須遵守下列五項原則:以客為尊:以民眾滿意為核心,民眾又分內部民眾和外部民眾兩部分,其中內部民眾指參與政府機關各項設計、生產以及服務的相關部門或人員;外部民眾指政府機關服務的普通大眾。全員參與:全面質量管理強調組織中的所有部門、所有人員均肩負著服務管理的責任,也享受產生高質量服務所帶來的福利,這種伙伴關系(partnership)的建立,是實施全面服務管理的重要策略。事實管理:組織隨時搜集、處理與解讀有效信息,以持續改善質量、滿足民眾需求。該信息包括內部工作表現和外部民眾需求。可持續改進:分成兩部分,第一部分為政府機關內部的持續性質量改進,如設計、制造、服務過程及人員、制度的不斷自我改進,第二部分為不斷了解外部民眾的需求情形,推出新的服務形式。服務質量承諾:全面服務管理的推動,首重政府機關管理人員的認同、全力推動,營造追求質量氣氛,使所有人員齊心一致,共同為提升服務質量努力。
二、我國公共管理中溝通與互動工作促進措施
為了提升行政服務質量及民眾滿意度,導入全面服務管理理念來消除不同互動所造成的落差,先提出以下幾種做法。
1.追求精益求精的服務質量
一是政府機關必須有前瞻思維及動態導向的概念,要能掌握先機,以符應外界環境需求不斷創新、求新求變。公共行政人員需秉持以民為尊的理念,適時且定期調查民眾滿意程度,并能搜集、掌握有效信息,以尋求改善。二是建立良好的溝通模式,不只擴大參與,更能由上而下全員參與,借助內外部的有效溝通,更能了解民眾的期望。建立PDCA“循環圈”等團體服務質量提升的方式,加強公共行政人員、對質量管理的重視,通過團隊合作及討論,不但可找出服務管理主要障礙并加以解決,也可以借此來減少認知上的差距。三是行政服務質量的提升需要上層人員的認同、全力推動,且所有成員需齊心一致,共同為追求提升行政服務質量而努力。建立客觀、公正評估者及被評估者所接受的衡量標準,在制定效標時,相關人員需全員參與。行政服務質量改善是一個永無止境的循環過程。服務管理的作法是強調可持續改進的歷程,不斷精益求精,以求達到最好質量。
2.建立行政服務運作的標準化流程
標準化流程是一項有益的工具,它可幫助公共行政人員思考一步一步的過程,并且提醒公共行政人員正確的步驟。建立行政服務工作標準化也即建立一個完整而周到的工作依據,對有經驗者而言,可以做為自我管控的參照點,對新手而言,則可做為開展工作的工具。實際的制作過程包括:分析相關的規定以及理想的原則與做法;進行分析找出工作要素,如工作目標、工作人員、工作時間、工作事項、注意事項;依據時間先后及工作邏輯,排定順序;將行動要項建立成為工作模板,說明工作內容、相關人員(或單位)、時間及注意事項;將以上要素組織完成后,繪制成流程圖。政府機關工作標準化的建立應以人員流動率高、工作內容復雜、工作較具爭議性的事項為優先。標準化建立之后,必須讓一位新任人員能馬上進入狀況,才算成功。標準化作業程序的建立,只是最低質量保證,為使機關行政工作確實負起服務民眾的任務,政府行政工作必須不斷改進、調整,建立更高的質量,并以謀求民眾滿意為最終目標。未來除了需要優質的公共行政人員之外,更應不斷建立政府各項行政業務標準化的作業程序,一方面讓整個機關業務的推動有標準作業程序可資遵循,不致因人事異動,產生青黃不接現象,影響工作的持續開展;另一方面公共行政人員根據作業程序準則進行工作,可避免摸索和減少時間浪費,進而提高工作的質量、效率與效能。
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